Cách sử dụng Ưu tiên xử lý đơn hàng

Bạn có thể chỉ định Ưu tiên xử lý cho các đơn hàng có trạng thái “Đang xử lý” và “Chuẩn bị giao”. Bằng cách thiết lập quy tắc Ưu tiên xử lý đơn hàng, hệ thống sẽ tự động khóa tồn kho cho các đơn hàng ưu tiên và đảm bảo xử lý đơn hàng theo mức tồn kho hiện tại.

Ngoài ra, bạn cũng có thể kiểm tra Trạng thái tồn kho và Trạng thái khóa tồn kho của các đơn hàng trong trang “Đơn hàng ưu tiên xử lý”.

Cách bật Ưu tiên xử lý đơn hàng

Đi tới phần Cài đặt và tìm mục “Cài đặt đơn hàng”, sau đó bật công tắc “Ưu tiên xử lý đơn hàng”. Tính năng này sẽ không được bật theo cài đặt mặc định. Bạn có thể tùy ý chọn tắt, bật hoặc chỉnh sửa quy tắc ưu tiên xử lý.

Có hai quy tắc ưu tiên xử lý có sẵn:

Chỉ định ưu tiên xử lý theo thời gian thanh toán.
Chỉ định ưu tiên xử lý theo tỷ lệ sản phẩm tồn kho. (Khi tỷ lệ sản phẩm tồn kho giống nhau, các đơn hàng được thanh toán sớm hơn sẽ được ưu tiên xử lý.)

Lưu ý về trạng thái của tính năng Ưu tiên xử lý đơn hàng:

Sau khi bật tính năng này, các SKU đã kết nối trong tất cả các đơn hàng sẽ được chỉ định tồn kho dựa theo quy tắc ưu tiên xử lý được chọn.
Bạn không thể tắt tính năng này nếu có đơn hàng đang được chỉ định hoặc có đơn hàng được chỉ định đang trong quá trình vận chuyển. Bạn phải hủy tất cả các tiến trình chỉ định để có thể tắt tính năng này.
Sau khi chỉnh sửa quy tắc ưu tiên xử lý, chỉ có những đơn hàng được tạo sau khi chỉnh sửa mới được áp dụng quy tắc mới. Các đơn hàng cũ chưa được chỉ định vẫn sẽ tuân theo quy tắc trước đó.

Vui lòng lưu ý: Do đơn hàng trên Lazada và đơn hàng COD không có thông tin thời gian thanh toán, hệ thống sẽ sử dụng thời gian đơn hàng được tạo để chỉ định thứ tự ưu tiên xử lý.

Sau khi bật Ưu tiên xử lý đơn hàng, vào “Đơn hàng > Ưu tiên xử lý đơn hàng”. Bạn có thể chỉ định tồn kho cho tất cả các đơn hàng cũng như chỉ định tồn kho cho một đơn hàng nhất định.

Chỉ định cho tất cả các đơn hàng: Nhấp vào nút “Bắt đầu chỉ định” ở phía trên bên phải. Hệ thống sẽ chỉ định tồn kho cho tất cả các đơn hàng chưa được chỉ định trong tài khoản.

Chỉ định/Hủy chỉ định cho một đơn hàng nhất định: Trong mục “Thao tác”, nhấp “Chỉ định” để chỉ định tồn kho cho một đơn hàng nhất định. Bạn cũng có thể hủy khóa tồn kho và trả lại tồn kho sản phẩm bằng cách nhấp “Hủy chỉ định ưu tiên”.

Trạng thái Ưu tiên

Sau khi bật tính năng này, sẽ có “Trạng thái ưu tiên” được hiển thị ở phía trên cùng danh sách đơn hàng. Cột này sẽ hiển thị tiến độ chỉ định của đơn hàng. Phần dưới đây sẽ giải thích ý nghĩa của các trạng thái:

Chưa được ưu tiên: Đơn hàng sẽ ở trạng thái này khi đơn hàng chưa được chỉ định và tất cả các SKU trong đơn hàng đã được kết nối và đồng bộ ngay sau khi tính năng này được bật.
Ưu tiên một phần: Một vài SKU trong đơn hàng đã được chỉ định. Quá trình chỉ định sẽ được tính dưới dạng phần trăm. Bằng cách nhấp và số phần trăm, bạn có thể kiểm tra số lượng tồn kho mà SKU còn thiếu.
Ưu tiên tất cả: Tất cả các SKU trong đơn hàng đã được chỉ định tồn kho.
Không cần ưu tiên: SKU trong đơn hàng chưa được kết nối với ShopHub SKU nào.

Lưu ý:

Nếu SKU trong đơn hàng chưa được kết nối với ShopHub SKU nào, đó có nghĩa là tồn kho của sản phẩm này chưa được theo dõi trong ShopHub Hàng tồn kho > Kho hàng. Trong trường hợp này, chỉ khi có đủ tồn kho có sẵn chưa bị khóa, bạn sẽ có thể thực hiện vận chuyển cho đơn hàng có SKU chưa được kết nối.
Nếu SKU trong đơn hàng đã được kết nối với ShopHub SKU, nhưng số lượng tồn kho chưa được thiết lập, hệ thống sẽ đánh dấu tồn kho của SKU là 0 (Trạng thái tồn kho sẽ là “Hết hàng”).
Nếu trạng thái kết nối của SKU trong đơn hàng là “Bất thường”, ShopHub sẽ sử dụng số lượng tồn kho của ShopHub SKU được kết nối trước đó để chỉ định tồn kho cho đơn hàng.
Sau khi bật Ưu tiên xử lý đơn hàng, cột trạng thái “Hàng tồn kho” sẽ bị ẩn.

Số lượng tồn kho đã khoá

Sau khi bật tính năng Ưu tiên xử lý tồn kho, tồn kho sản phẩm đã chỉ định sẽ được khóa. Trong “Hàng tồn kho > Kho hàng”, sẽ có một cột “Khóa tồn kho”. Cột này thể hiện tổng số lượng tồn kho đã được chỉ định của SKU.

Ví dụ:

Nếu có ba đơn hàng chứa sản phẩm A, mỗi đơn hàng đặt 2 sản phẩm A. Cả ba đơn hàng đều sẽ được chỉ định toàn bộ. Khi đó, “Khóa tồn kho” của sản phẩm A sẽ là 3*2 = 6 sản phẩm.

Khi nhấp vào số lượng hiển thị trong cột “Khóa tồn kho”, sẽ có một cửa sổ hiện lên hiển thị tất cả các đơn hàng chứa sản phẩm này. Bạn có thể nhấp vào “Hủy chỉ định” để trả lại tồn kho đã khóa đã được chỉ định cho các đơn hàng của SKU này.

Vui lòng lưu ý:

Sau khi bật Ưu tiên xử lý tồn kho, bạn sẽ không thể chỉnh sửa số lượng tồn kho trong Kho hàng trong quá trình chỉ định. Chỉ sau khi quá trình chỉ định cho đơn hàng được hoàn thành, bạn mới có thể tiến hành chỉnh sửa số lượng tồn kho.
Khi Ưu tiên xử lý đơn hàng bị tắt, bạn sẽ không thể chỉnh sửa tồn kho trong kho hàng của SKU đang được thực hiện vận chuyển. Bạn có thể chỉnh sửa tồn kho cho SKU này sau khi quá trình vận chuyển được hoàn tất.

Sau khi bật Ưu tiên xử lý vận chuyển, sẽ có một tùy chọn bộ lọc mới “Chỉnh sửa khóa tồn kho” trong “Hàng tồn kho > Lịch sử hoạt động”.

Sau khi bật tính năng Ưu tiên xử lý vận chuyển, nếu bạn xóa SKU hoặc chỉnh sửa kết nối của sản phẩm, hệ thống sẽ tính toán lại tỷ lệ chỉ định cho đơn hàng “Đang xử lý” và “Chuẩn bị giao” có chứa ShopHub SKU tương ứng.

Cập nhật Thông tin đơn hàng từ phía cửa hàng trên kênh bán hàng

Nếu bạn chỉnh sửa số lượng sản phẩm hoặc sản phẩm trong đơn hàng trên trang quản trị SHOPLINE, sau khi ShopHub động bộ đơn hàng, “Trạng thái ưu tiên” của đơn hàng sẽ là “Chưa được chỉ định”. Nếu đơn hàng đã được chỉ định trước khi cập nhật từ SHOPLINE, tồn kho đã khóa sẽ được trả lại “Kho hàng”. Bạn cũng sẽ phải chỉ định lại cho đơn hàng được cập nhật.

Lưu ý:

Bạn không thể thực hiện vận chuyển đơn hàng nếu có SKU trong đơn hàng hết hàng hoặc không đủ hàng. Chỉ khi mức tồn kho của tất cả SKU đều đủ, bạn mới có thể thực hiện vận chuyển và xử lý đơn hàng.
Nếu có SKU chưa được kết nối trong đơn hàng, hệ thống sẽ coi sản phẩm này là “Còn hàng” trong quá trình chỉ định đơn hàng.
Nếu đơn hàng có SKU đã kết nối nhưng chưa được thiết lập tồn kho, hệ thống sẽ coi sản phẩm này là “Hết hàng” (tồn kho trong kho hàng là 0).
Nếu đơn hàng chứa SKU có kết nối bất thường, hệ thống sẽ sử dụng kết nối cũ và chỉ định đơn hàng dựa trên tồn kho của ShopHub SKU cũ đã được kết nối.

Cách bật Ưu tiên xử lý đơn hàng